Vidensdeling (4 af 4): Sender du også mails til dig selv?

Svaret er sikkert "ja", og du har sikkert også før printet en mail – så har man den jo lige ved hånden, ikke?

Der kan selvfølgelig være flere grunde til, at man sender en mail til sig selv eller printer mails, men grundlæggende drejer det sig om dårlige vaner.

Vi støder på de dårlige vaner hos stort set alle de kunder, vi hjælper med vidensdeling og intranet. Men dårlige vidensdelingsvaner skal minimeres, hvis jeres vidensdeling skal være effektiv.

Lukket eller åben?

Problemet med mails er, at en mail kun er tilgængelig for afsenderen og modtagerne – og hvis du selv er både afsender og modtager, lægger du altså ikke op til hverken samarbejde eller dialog med dine kollegaer.

Selv hvis du sender en mail til hele din afdeling, er der tale om en lukket form for vidensdeling. Hvis du derimod deler viden med hele afdelingen på intranettet, benytter du dig af åben vidensdeling.

Åben på den måde, at I på intranettet kan indgå i en tilgængelig dialog, der ovenikøbet kan omfatte andre kollegaer end dem fra afdelingen. Hvis intranettet er omdrejningspunkt for jeres vidensdeling, er der heller ingen grund til at printe mails før et møde – alt ligger på intranettet, der selvfølgelig er tilgængeligt fra alle enheder.

Tre tricks til bedre vidensdeling

Selvom jeres platform selvfølgelig er tilpasset medarbejderne og ikke omvendt, kræver det en indsats at gøre op med de dårlige vaner. Det har de tre tricks i denne uge fokus på.

Gode aftaler
Hvad ønsker I at opnå med jeres vidensdeling? Succesfuld vidensdeling afhænger af gode aftaler om, hvad I vil opnå – og hvordan I skal bruge de platforme, I har til rådighed. Gemmer I lokalt, Skyper I med kollegaer i weekenden og hvornår bruger I mails?

Åben som standard
Hvis mails er jeres primære vidensdelingskanal, tvinger I afsenderen til at tage stilling til, hvem modtagerne skal være. Hvorfor ikke gøre det omvendt? På intranettet skal I aktivt fravælge modtagere – og på den måde bliver jeres vidensdeling åben som standard.

En naturlig start på arbejdsdagen
Hvis I samler dokumenter, sociale elementer, nyheder og information om fravær på intranettet, skaber I et omdrejningspunkt for dialog og samarbejde på én platform. Sådan bliver intranettet en naturlig start på arbejdsdagen på højde med at tjekke mails.

Hvis I gør jeres intranet til det bedste alternativ til en indbakke, er jeres samlede viden altid lige ved hånden – og ikke i en uoverskuelig indbakke eller nederst i bunken af udprintede mails. For mails er altså ikke den smarteste måde at dele viden på – og slet ikke med dig selv.

 

Udgivet:
6. oktober 2016
Tags:
Større digital forretningsforståelse? Kontakt os i dag